武汉公证网

　　日前司法部召开全国公证工作电视电话会议，部署当前和今后一个时期公证行业“放管服”改革工作重点，要求全面深化公证减证便民工作。公证服务是公共法律服务的重要内容，与人民群众的日常生活息息相关。为适应社会对公证工作的新期待，切实满足人民群众对公证服务的新需求，更好地为当事人提供便捷优质高效的公证服务，我处致力于机制创新，多措并举，着力提高公证服务质量，加速提升服务能力水平。
　　一、设立临时公证服务点，满足特定区域集中性公证服务需求
　　作为武汉历史最为悠久的传统工业基地，近年来我处辖区范围内的旧城改造、企业改制、产业结构调整等城市建设进程层层推进，公证服务需求呈现出特定时期特定区域内集中爆发的特点。自二〇一三年以来至今，内燃宿舍、集贤村、崇仁路、宗关社区、生活村、万人宿舍等片区征收安置工作接踵启动，为应对征收现场大规模的继承、赠与、委托公证办理需求，我处安排公证人员征收现场驻点办公，结合不同片区不同的就地安置、货币补偿政策，实现现场咨询、办证、核实、领证一站式综合服务，并积极与单位档案管理部门协调，集中调取核实证据材料，减轻征收片区单位职工证据材料搜集负担。二〇一七年，武汉第二电线电缆有限公司、武汉硚房集团圣贤物业有限公司等公司在开展改制工作中向我处提出了公证申请，考虑到改制工作的急切性与集中性，我处“急企业之所急，想企业之所想”，组织服务小组，来到企业现场，驻点提供服务，对股东会决议、职工代表大会决议过程进行现场监督公证，并为共计600余名职工集中办理股权确认公证，对因身体原因不能来到现场的职工提供上门服务，加班加点制作公证文书，在期限内圆满完成任务。
　　二、建立一次性告知制和首问负责制，实现公证人员一站式服务到底
　　二〇一三年我处出台了《首问责任制实施办法》，开始在接待窗口推行“首问责任制承办双联单”登记制度。依照规定，群众提出的办理事项不属于我处职责范围内的，公证人员应予以耐心解释，并尽自己所知给予指引和帮助；群众提出的办理事项属于我处职责范围内的，符合受理条件的公证人员应及时受理，不能当即受理的，公证人员应全面细致解答有关询问，一次性告知有关材料与流程，且公证人员自始至终应对首次接待的公证事项负责到底，在“首问责任制承办单”上注明公证员及助理姓名、联系电话，一联交当事人收执，以便日后办证直接联系首次接待的公证人员，一联由我处专人留存，确保所有接待均有据可查，有效地防止了互相推诿和前后答复不一致现象的发生，通过制度规范公证服务标准，强化责任监督。
　　三、实施电话咨询、网上咨询专人值班制度，畅通咨询答复渠道
　　我处严格贯彻“马上办、网上办、一次办”的工作要求，为方便当事人公证咨询在家完成，来到公证处当场就能办理，开通并公布了电话咨询与网上咨询途径。前台咨询电话由专人负责接听解答，涉及专业疑难问题的分流至相应人员专线回复，值班室咨询电话由当日值班小组协调负责，保证所有咨询电话一打就通，不能无故挂断电话。电话接待人员应态度和蔼，解答耐心细致，为当事人指明办事途径，告知办证所需材料程序，做到咨询事项一口说清。另一方面，我处官网设置“在线咨询”板块，当事人可在线留言也可查看他人留言与回复，后台则由多名年轻公证员轮流值班，保证留言及时查看，看到即回复，回复即公开。
　　四、开通官方网络、微信公众号等线上服务平台，全面打造“互联网+公证”品牌
　　我处高度重视信息化建设，始终强化科技引领，加大工作投入，致力于推动公证工作与信息化深度融合，充分运用信息化手段提供便民服务。二〇一五年我处对官方网站进行了改版升级，增设了在线咨询、网上预约、网上申办、实时保等多项功能。当事人可就公证事宜网络咨询，线上与公证员预约办证时间，减少现场排队等待时间和往返公证机构次数。该平台目前还开设38种涉外公证事项网上申办服务，涵盖了出国留学、探亲、旅游、工作、定居等各类与群众生活密切相关的事项，申请人访问公证处在线办证平台，完成在线注册登录、填选信息、提交材料、确认缴费后即可申办涉外公证业务，整个流程申请人只需前往公证处一次，核对资料原件后即可当场领取公证书。另外，为迎合手机客户端在无线互联网产业中的迅猛发展势头，我处开通了微信公众号，进一步丰富宣传手段，扩大受众面。不久前我处改版升级微信公众号，增加公证书办理进度查询、公证员排班、随手拍在线投诉等功能，当事人在网站和手机客户端即可实现公证书办理进度查询，力求实现“信息多跑腿，群众少跑路”，达成构建“互联网+”公共法律服务模式的目标，全面优化线上服务与监督功能，更好地实现了线上虚拟服务与线下实体服务融合发展。
　　五、出台办证程序与时限相关规定，切实简化流程、加强监管、提高公证办理效率
　　为提高公证办理效率，防止无故拖延公证办理时间，我处从制度管理上着手，出台了《办理公证程序的若干规定》、《调查取证的若干规定》、《办证审批制度》、《办证时限管理规定》等相关制度，在工作纪律、行为规范、业务流程等方面均提出明确要求。当事人申办公证，核心材料齐备，具备受理条件的，应受理在先，事后完善相关证据手续补充工作，需核实案卷材料的应及时开展调查取证工作，具备出证条件的，一律快速签发快速出证。考虑到不同类别公证业务的办理工作量及核实难易程度，我处明确规定：一般涉外公证应在3个工作日内出证（批量除外）；普通国内公证应在5个工作日内出证；疑难公证事项应在15个工作日内出证，超过15个工作日出具公证书的均应由承办公证员提交书面说明并经审批人同意；特殊疑难的公证事项，调查核实过程不算在时限内，但最长不得超过六个月。
　　六、改进公证书送达方式，提升服务效能
　　案件受理过程中，公证人员须在办证系统中录入当事人手机号，以便在公证书制作完成后，办证系统中的短信平台可以短信形式自动通知当事人领取证书。办证时，主动告知当事人我处提供公证书邮寄送达服务，根据当事人需求，经协商一致可以邮寄、快递等方式发送公证书。在需邮寄送达公证书的情况下，公证人员应遵照我处的《委托邮寄公证书流程》，将当事人告知的具体邮寄地址、收件人信息，补充在《邮寄送达委托书》上，由当事人核对，并签字确认。办证、制证人员将需邮寄公证书的案卷加以区分，在完成公证书制作后，由专人核对份数并邮寄，寄出后回单留卷备查，同时做好台账，三天内统一电话回访，确保当事人收到公证书。

（公证员 夏宪丽）